Factures pour psychologue : guide des bonnes pratiques

Le psychologue installé à son compte est responsable de la gestion de sa comptabilité et de la facturation des séances à sa patientèle ou à ses clients professionnels. Dans les faits, la facturation est toujours obligatoire pour les psychologues, elle est aussi utile pour garder une trace claire de vos recettes et est généralement exigée par les organismes de mutuelle pour déclencher le remboursement des sommes engagées par votre patient. Voici ce qu'il est important de savoir pour émettre des factures en tant que psychologue libéral.

Est-il obligatoire d'établir des factures en tant que psychologue ?

Tout professionnel libéral, qu'il s'agisse d'un psychologue ou autre, est tenu d'établir une facture à chaque fois qu'il réalise une vente ou perçoit de l'argent au titre d'un service. Pour les professionnels exerçant dans le domaine de la santé au sens large, il est obligatoire d'émettre une facture, ou note d'honoraires, pour toute prestation d'un montant supérieur à 25 €. Pour les actes d'un tarif inférieur à 25 €, la facturation est facultative, sauf si le patient vous en adresse la demande (voir sur service-public.fr ).

Si votre client est un professionnel, la rédaction d'une facture est toujours obligatoire, et ce, quel que soit le montant perçu. Les règles de rédaction du document restent, quant à elles, les mêmes que pour un particulier. Cela concerne les factures que vous éditez par exemple lors d'une intervention en entreprise, suite à une analyse de pratiques en crèches, dans le cadre de la gestion d'un groupe de parole dans une institution, etc..

Les honoraires que vous facturez pour chaque type d'acte doivent être affichés dans un endroit visible par votre patientèle. Vous avez également l'obligation d’informer clairement votre patient du fait que les prestations réalisées sont non remboursables par la sécurité sociale. En revanche, certaines mutuelles couvrent les frais engendrés par une prise en charge psychologique, généralement sous la forme d'un forfait.

Astuce! Pour diminuer les impayés, pensez à utiliser les liens de paiements. Que faire si votre patient a oublié son chéquier? Envoyez-lui un lien de paiement par carte bancaire! Autant il est fort possible de sortir sans chéquier et sans monnaies, autant on oublie rarement sa carte bleue chez soi :-) .

Le point sur les règles de facturation

La facturation des actes par un psychologue répond aux mêmes règles que pour tout professionnel installé en micro-entreprise ou en EIRL.

Numérotation des factures

Toutes les factures émises doivent être numérotées de manière à les identifier précisément et à les situer chronologiquement par rapport aux factures produites antérieurement ou postérieurement. Elles doivent être classées et conservées dans l'ordre dans lequel elles ont été éditées.

Il ne doit pas y avoir de rupture dans la numérotation de vos factures (vous ne pouvez pas passer de la n°10 à la n°12 sans avoir rédigé la n°11), comme il ne peut pas y avoir deux factures portant le même numéro. Le système de numérotation ne doit pas permettre d'insérer une facture a posteriori entre deux factures précédemment émises.

Conservation des factures

Pour être en conformité avec la législation fiscale, vous devez conserver toute facture pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie. Rien ne vous oblige à imprimer vos factures au format papier si vous les gardez sur un support informatisé. Mais, sauf si vous utilisez un logiciel dédié, il faudra veiller à les sauvegarder vous-même régulièrement et de manière sécurisée afin de ne pas risquer de les perdre ou de les effacer accidentellement.

Règles d'émission d’une facture

La facture doit être datée du jour où elle est émise et faire figurer les dates des consultations qu'elle concerne. Elle doit être éditée en deux exemplaires : l'un pour vous, l'autre pour votre patient. Les factures ne doivent pas être ni modifiées ni modifiables après coup.

Mon logiciel me permet de respecter toutes les règles concernant la facturation, sans aucun effort.

Rédiger une facture conforme : les mentions obligatoires

La facture d'un psychologue peut être exigée par certains organismes de mutuelle pour ouvrir les droits au remboursement de votre patient. Il s'agit d'un document légal qui doit comporter des informations obligatoires pour être recevable. Une facture professionnelle doit mentionner :

le numéro de la facture,
la date d'émission,
vos noms et prénoms,
vos coordonnées détaillées : adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de SIRET
votre numéro ADELI, demandé par les mutuelles
les coordonnées de votre patient : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone,
les détails concernant la prestation : type d'acte, dates des séances, prix unitaire HT,
prix total facturé HT et TTC (même si vous êtes exonéré de TVA),
l'échéance de la facture.

Le psychologue auto-entrepreneur ou en EIRL bénéficie d'une exonération totale de TVA. Il n’est donc pas concerné par les seuils de chiffre d’affaire fixés par l'État pour accorder une franchise en base de TVA aux micro-entreprises. Pour être en règle, vous devez ajouter au bas de la facture la mention « TVA non applicable selon l’article 261-4-1° du Code Général des impôts ».

Depuis que j'utilise mon logiciel dédié aux psychologues, je suis sûre que mes factures sont conformes. Mes patients n'ont eu aucun soucis pour se faire rembourser par leur mutuelle.

Modèle de facture de psychologue pour une mutuelle, un patient ou un professionnel

Voici un exemple de facture pour psychologue libéral à remettre à vos patients, à vos clients professionnels ou dans le cadre d'une demande de remboursement. Ce n'est pas obligatoire, mais de nombreuses mutuelles exigent l'apparition du tampon et la signature du thérapeute pour valider le remboursement des sommes facturées.

Cas particuliers des prises en charge psychologiques

Les actes et prestations pouvant être facturés par un psychologue sont très variés et comportent des spécificités. Voici les réponses à quelques questions que vous vous posez peut-être :

Comment facturer les séances de psychothérapie, de TCC, d'hypnose, etc. ?

Si vous vous faites payer à la fin de chaque séance, il est nécessaire d'éditer une facture à chacune d'entre elles. Si vous ne percevez le paiement qu'une fois par mois pour un suivi hebdomadaire, par exemple, il est possible de grouper plusieurs séances sur la même facture en précisant la date de chaque consultation. Chaque somme encaissée sur votre compte bancaire doit correspondre à une facture éditée.

Comment facturer une thérapie de couple ?

Selon la demande de vos patients, la facture peut-être établie aux deux noms ou à un seul. En termes de remboursement, la loi n'interdit pas de solliciter deux mutuelles pour le même acte, du moment que les sommes perçues ne dépassent pas le total de la facture. Il est donc judicieux d'émettre une facture portant les deux noms des partenaires qui vous consultent s'ils ne sont pas affiliés à la même mutuelle. Comptablement, éditer deux factures à deux noms différents pour un seul acte n'est pas autorisé, dans la mesure où il n'y aura qu'un seul paiement encaissé.

Règles de facturation des séances de psychologie pour un enfant mineur ou un adulte sous tutelle/curatelle

Quel que soit le statut du patient, la facture est établie au nom de la personne que vous prenez en charge. En France, cette personne est l'ayant droit aux remboursements, même s'il n'est pas le payeur de prime ni celui qui reçoit les sommes remboursées. Pour les personnes sous régime de protection, la facture est aussi un document qui permet au tuteur ou au curateur de mieux suivre les dépenses de la personne dont il est responsable. Il n'est pas nécessaire de préciser que le patient est mineur ou placé sous un régime de protection.

Comment faire votre première facture de psychologue

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