Que vous soyez installé à votre compte, psychologue auto-entrepreneur ou sous le régime de l'EIRL, vous n'échapperez probablement pas à l'exercice de la rédaction de devis. Voici ce qu'il faut savoir pour éditer un document clair comportant toutes les mentions obligatoires lorsque l'on est psychologue libéral.
Pourquoi faire un devis en tant que psychologue
Un devis peut vous être demandé dans le but d'ouvrir les droits à une prise en charge de vos prestations par la MDPH ou afin de collaborer ponctuellement, ou au long cours, avec des organismes tels que l’aide sociale à l’enfance, par exemple. Vos clients professionnels sont également susceptibles d'exiger un devis pour pouvoir estimer et faire valider le budget à accorder pour vos interventions, par exemple, lors d'analyses de pratiques en crèche ou en institution. Enfin, certains de vos patients vous réclameront peut-être ce document, de manière à anticiper le coût engendré par leur prise en charge ou avant de réaliser une évaluation WISC ou un bilan neuropsychologique.
Quelle différence avec une facture ?
Contrairement à une facture, tant qu'il n'est pas signé par votre patient, un organisme officiel ou l'institution avec laquelle vous collaborez, le devis ne justifie le paiement d'aucune somme. Il sert simplement à l'estimation des prestations à venir. Soyez cependant attentif à ce que vous y inscrivez, car, dès qu'il est signé, il devient un document contractuel qui engage les deux parties. Veillez également à bien évaluer le temps que vous allez consacrer aux actes envisagés, afin de ne pas vous retrouver financièrement en difficulté en ayant sous-estimé votre charge de travail.
La rédaction d'un devis est normalement gratuite. Vous pouvez éventuellement la facturer (mais ce n'est pas obligatoire), dans le cas où l'on vous demande de faire des frais (de déplacement, par exemple) afin de le rédiger. Si le patient ou le client professionnel accepte votre devis, il doit écrire à la main « bon pour accord » ou bien « Lu et accepté » sur le document ainsi que le dater et le signer.
Ce qui doit apparaître sur le devis d'un psychologue
Dans sa présentation, le devis du psychologue est assez proche des factures qu'il émet. Il est cependant très important de notifier de façon visible que ce n'est pas une facture. Pour cela, écrivez « devis » ou « proposition tarifaire » en tête de page du document.
Les mentions importantes
Hormis cela, les informations à inclure sont globalement les mêmes que celles à noter sur une facture :
- le numéro du devis,
- la date d'émission,
- vos noms et prénoms,
- vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de SIRET, numéro ADELI,
- les coordonnées du patient/client professionnel : nom ou raison sociale, adresse, numéro de téléphone,
- vos prestations en détail (voir paragraphe suivant) et leur prix unitaire HT,
- prix total facturé HT et TTC (même si vous êtes exonéré de TVA),
- les modes de paiement acceptés,
- la durée de validité de votre proposition tarifaire,
- la mention « devis gratuit », le cas échéant.
Quelles informations noter dans le détail des prestations ?
Le métier de psychologue s'exerce directement auprès du patient, mais aussi en dehors de sa présence lors de la rédaction des comptes-rendus et bilans qui le concernent. Les propositions tarifaires que vous émettez doivent donc refléter la quantité de travail générée par la prise en charge globale de la personne.
Dans le détail des prestations à inscrire sur votre devis, vous devez bien évidemment mentionner le type d'acte : séance de psychothérapie, animation d'un groupe de parole, analyse des pratiques en EHPAD, etc. Préciser le motif d'une consultation n'est pas nécessairement obligatoire.
Selon les situations, vous pouvez fixer un tarif à l'acte, un tarif forfaitaire ou un tarif horaire. La loi n'indique rien de précis à ce niveau, c'est à vous de choisir ce qui vous paraît le plus avantageux. Vous pouvez par exemple parler de X séances d'hypnose à X € l'unité et, à l'inverse, estimer le coût d'une formation auprès de professionnels dans sa globalité, sans détailler le nombre d’interactions avec le public concerné.
Pour ce qui est du temps de rédaction non négligeable des comptes-rendus et bilans, vous pouvez l'inclure dans le prix de la prestation elle-même ou bien le notifier à part en lui attribuant un tarif raisonnable. Selon les contextes, vous pouvez aussi inscrire vos éventuels frais de repas, d'hébergement ou de déplacement.
Peut-on modifier ou ajouter des prestations à un devis accepté ?
Si après acceptation du devis, vous vous rendez compte que vous avez mal estimé votre charge de travail, ou bien si de nouvelles prestations vous paraissent pertinentes ou vous sont demandées par le destinataire, il est nécessaire de faire un avenant. Celui-ci contient les mêmes informations qu'un devis classique, à ceci près qu'il porte la mention « Avenant au devis n° XX ».
Temps de conservation et de validité des devis
Un devis doit être édité en deux exemplaires : l'un pour vous, l'autre pour son destinataire. Une fois émis, il doit être conservé pendant au moins 5 ans, car il est considéré comme un contrat aux yeux de la loi. Concernant sa durée de validité, libre à vous de fixer celle qui vous paraît raisonnable en anticipant la potentielle hausse de vos tarifs dans le futur. En l'absence d'une date clairement exprimée sur le devis, le délai de validité généralement retenu par les tribunaux en cas de litige est de trois mois.
Exemple de devis pour un psychologue libéral
Voici deux modèles de devis pour psychologue pour la MDPH ou pour vos patients et clients pro.
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